MQアップのための業務フロー作成研修

いつも納期に遅れる / いそがしい割に利益が出ない

現場や事務の残業が多い / 各部署で同じようなエクセルの表を作っている

   

そんな企業にはぜひオススメです。

時間あたりMQ獲得のスピードアップに、業務改善に役立ちます。

業務フローとは

MQ(粗利総額・付加価値)を増大する上で不可欠なのは
「仕事(業務)の効率化を図るための業務フロー」を作成することです。

 

     【 営 業 】
        ↓
     【 見積り・受注 】
        ↓
     【 仕入・製造 】
        ↓
     【 納品(販売)・請求 】
        ↓
     【 回 収 】
        ↓
     【 キャッシュ】

 

業務フロー作成で重要なのは、

企業全体の「カネ・情報・モノ」の流れがどうなっているのか、

を知ることです。

 

各部署ごとに業務を把握していても、

それが会社全体に対してどうなっているのかがわからなければ、

いつまで経ってもMQを生み出す速度は改善されません。

 

このような状態を【部分最適】といいます。

そこで、各工程の「仕事の棚卸」をします。

大切なのは全体の流れ、【全体最適化】を図ることです。

 

業務フロー作成研修を始める前に

業務フロー作成作業に入る前に、簡単なゲームを行います。使うのはポーカーチップとサイコロ。たった これだけで、参加者がびっくりするような現象が目の前で起きるのです。

 

「そうか、
 仕事とは自分だけがどんなにがんばっても、
 会社のMQアップには繋がらないんだ!」

 ◎仕事(作業)とは何か?
 ◎仕事(作業)とは本来うまく行かないもの

 

という「仕事(作業)の本質」が直感的に理解できるようになります。
まさに「目からウロコ」とは、このことです。

 

いよいよ業務フロー作成

参加者全員で一斉に、日ごろ行っている仕事(作業)の内容をポストイットに書き出します。作成する部署全体の大きな流れのなかに、それぞれ該当する部分に書き出したポストイットを貼り付けていきます。

   

 

業務フロー図を作るには「こつ」があります。ちょっとしたアドバイスをするだけで、なぜか短時間で作れてしまいます。それははじめに【ゲーム】を体験したからです。

チームごとにワイワイガヤガヤ、ああでもない、こうでもない、「いやこの流れは昔のことで今はこうなっていますよ」など。

 

コミニュケーションをとりながら、約3時間で完成です。人から言われてやるのではなく、チーム全員で作ったものなので問題意識を共有することができます。

 

作成後はチームごとに発表会 

完成したら各チームごとに発表します。他の部署の業務など、今まで聞く機会がなかったので、「会社というのはこうなっているんだ!」ということがあらためてわかります。


たとえば、経理部が営業の業務を理解することで「だからこの集計作業や書類が必要なんだ!」というようなこともわかってきます。

 

完成後はエクセルなどで清書します。そして現状の業務フロー図をもとに、どのようにすれば流れがよくなるのか、あるいはこの作業は重複しているので廃止しようなど、いろんな改善案が出てきます。

 

まずは【何をやめるか!】を決めるのもいいかもしれません。「へーっ うちの会社って、こうなってたんだ!」。ぜひオススメです。

   

研修のタイムテーブル (時間割り)

業務フロー作成研修のタイムテーブルはこちらをご覧ください。

 

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